Besser organisiert sein
Gefühlt zu viele E-Mails? Tipps für mehr Ordnung in Ihrem Postfach
Sei es im Job oder auch privat: Viele bekommen täglich eine Vielzahl an E-Mails. Dabei ist es nicht immer einfach, den Überblick zu behalten.
Im Postfach türmen sich die ungelesenen Nachrichten? US-amerikanische Wissenschaftler fanden heraus, dass ein zu volles Postfach und Unordnung im Posteingang zu Stress und Unzufriedenheit führen können. Da viele wichtige Dokumente mittlerweile statt per Post nur noch online verschickt werden, ist der E-Mail-Posteingang einer der wichtigsten Orte für die Organisation. In einer repräsentativen Umfrage wurden Probanden daher gefragt, wie sie mit ihren persönlichen Unterlagen wie Rechnungen, Online-Abonnements und anderen wichtigen E-Mails im Posteingang umgehen.
Das Ergebnis: Etwa 50 Prozent der Teilnehmer lassen ihre elektronischen Unterlagen dort, wo sie ankommen. Nur die Hälfte der Befragten speicherte Rechnungen und andere Dokumente an einem anderen Ort wie dem Computer oder in einer Cloud. Doch: Ein ungeordneter Posteingang führte bei den meisten Teilnehmern zu Problemen wie fehlenden Rechnungen und einem fehlenden Überblick über wichtige Korrespondenzen, wie das Wissenschaftsmagazin Science Alert berichtet.
Tipps für mehr Ordnung im E-Mail-Postfach
Nicht zuletzt im Job ist es wichtig, den Überblick zu behalten. Folgende Tipps können beim Sortieren von E-Mails grundsätzlich eine Hilfe sein:
- Sortieren Sie Ihre E-Mails in Kategorien und Ordner. Es ist zudem ratsam, wichtige Unterlagen auf dem Computer oder in einer Cloud zu speichern.
- Tragen Sie wichtige Termine und Benachrichtigungen aus E-Mails sofort in Ihren Kalender ein.
- Newsletter, die Sie nicht lesen, sollten abbestellt werden.
- Sind Sie noch unschlüssig, ob Sie eine E-Mail löschen wollen, hilft die Archivfunktion. Verschieben Sie die E-Mails eines Jahrgangs in einen neuen E-Mail-Ordner, rät das Online-Portal Handwerk.com. Damit ist eine Grundordnung im Archiv gegeben, was beim Wiederfinden einer älteren E-Mail hilft.
- Eine To-do-Liste kann einen daran erinnern, dass man regelmäßig sein E-Mail-Postfach aufräumt.
Aufbewahrungsfristen: So lange müssen gängige Dokumente aufbewahrt werden
Die Zwei-Minuten-Regel hilft übrigens dabei, die To-do-Liste übersichtlich zu halten: Was weniger als zwei Minuten dauert, wird sofort erledigt und gar nicht erst auf die Liste gesetzt.
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