Fristen für Dokumente
Aufbewahrungsfristen: So lange müssen gängige Dokumente aufbewahrt werden
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Pässe und Ausweise: Generell gilt, dass Ausweisdokumente wie Personalausweis oder Reisepass (s. Foto) ein Leben lang aufbewahrt werden müssen. Als Ausweisinhaber darf man Kopien anfertigen – das ist z.B. auf Reisen praktisch, sollte man dort das Original verloren haben. Bei Verlust von Ausweis oder Pass muss man zeitnah Polizei oder Bürgeramt benachrichtigen. Gegen eine Gebühr von zehn Euro stellt das Bürgeramt ein vorläufiges Dokument aus, bis man das neu beantragte Original wieder in Händen hält.
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Urkunden: Ebenfalls ein Leben lang begleiten sollten einen Menschen die Geburtsurkunde (nötig u.a. zur Kindergeldbeantragung, Eheschließung und den Rentenantrag), die Heirats- und Scheidungsurkunde und später auch die Sterbeurkunde, auch wenn diese eher für die Angehörigen wichtig sein wird. Sie sollten immer im Original aufbewahrt werden, in manchen Fällen reicht auch eine beglaubigte Kopie. Bei Verlust können Geburtsurkunde und Co. im Standesamt des Geburtsortes angefragt werden (Symbolbild)
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Erbschein: Der Erbschein gehrt, wie auch die Geburts- oder Heiratsurkunde, du den Dokumenten, die man ein Leben lang aufbewahren sollte. Im Idealfall lässt man sich gleich mehrere Exemplare aushändigen, da das Original an mehreren Stellen vorgelegt werden muss (z.B. Banken, Versicherungen oder Grundbuchamt). Bei Verlust kann ein neuer Erbschein beim Nachlassgericht beantragt werden, die Kosten richten sich hier nach der Höhe des Erbes. (Symbolbild)
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Sozialversicherungsausweis: Wie andere Ausweisdokumente auch muss das Sozialversicherungsdokument ein Leben lang aufbewahrt werden. Die Nummer ist etwa für Arbeitgeber wichtig (Anmeldung Sozialversicherung), hier kann auch das Original gefordert werden. Die Nummer selbst steht auch auf der entsprechenden Meldebescheinigung. Bei Verlust können gesetzliche Krankenversicherung oder Rentenversicherung einen neuen Ausweis erstellen. (Symbolbild)
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Zeugnisse: Das Zeugnis der ersten Klassen ist hierbei nicht ganz so wichtig. Abschlusszeugnisse jeglicher Art sollten jedoch immer lebenslang aufbewahrt werden. Ausbildungs-Dokumente ab dem 16. Lebensjahr sind für die spätere Rente wichtig, und die jeweiligen Abschlusszeugnisse für zukünftige Ausbildungs- oder Jobstellen. Wenn möglich, sollten sie im Original vorhanden sein, bei Bewerbungen kann auch eine beglaubigte Kopie ausreichen. Bei Verlust können sie in der jeweiligen Ausbildungsstätte neu angefordert werden. Kostenlos ist das in der Regel aber nicht. (Symbolbild)
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Arbeitsverträge: Den aktuellen Arbeitsvertrag sowie Arbeitszeugnisse sollte man bis zur Rente behalten. Auch, wenn man in eine Tochterfirma wechseln oder ins alte Unternehmen zurückmöchte, sollte der betreffende Arbeitsvertrag aufbewahrt werden. Ist dies nicht der Fall, können alte Verträge entsorgt werden – die Abschlusszeugnisse bewahrt man allerdings auf. Bei beiden Dokumenten reichen Kopien aus, auch digitale. Sie bei Verlust neu anzufragen, kann sich als schwierig gestalten. Ansprechpartner sind hier aber die jeweiligen Personalabteilungen. (Symbolbild)
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Lohnsteuerbescheinigungen: Hier reicht eine Kopie und die Aufbewahrung von einem Jahr, nach Erhalt des Steuerbescheids (dieser muss übrigens mindestens elf Jahre aufbewahrt werden). Arbeitnehmer prüfen mithilfe der Bescheinigung, ob vom Arbeitgeber korrekte Daten ans Finanzamt übermittelt wurden. Vom Arbeitgeber gibts bei Verlust auch eine Ersatzbescheinigung. (Symbolbild)
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Versicherungspolicen: Bei Versicherungspolicen gilt es, sie bis zum Vertragsende plus drei zusätzliche Jahre aufzubewahren. Das ist die sogenannte Verjährungsfrist. Ausnahme hier: die Lebensversicherung. Die ist auch über den Tod hinaus aufzubewahren. Im Idealfall liegen Original oder ein entsprechendes Ersatzdokument vor, bei Verlust werden vom Versicherer Zweitdokumente ausgestellt. Für alltägliche Anliegen reicht in der Regel aber immer die jeweilige Versicherungsnummer aus. (Symbolbild)
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Gehaltsabrechnungen: In der Regel sammelt man diese für das laufende Jahr und gleicht sie mit der Lohnsteuerbescheinigung am Ende des Jahres ab. Stimmt alles, können die Monatsabrechnungen weg. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, kann sie z.B. digitalisieren und so platzsparend aufbewahren. Ersatz gibt es bei der jeweiligen Personalabteilung. Lohnabrechnungen werden dann wichtig, wenn man Arbeitsverhältnisse oder Betriebsrentenzahlungen nachweisen muss. (Symbolbild)
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Kontoauszüge: Privatleute bräuchten Kontoauszüge gar nicht aufzubewahren, es gibt diesbezüglich kein Gesetz. Empfohlen ist aber, u.a. von der Stiftung Warentest, eine Frist von drei Jahren. So können Nachweise für die Zahlung von Rechnungen, Miete oder Versicherungen nachgewiesen werden. Kunden mit Online-Banking sollten sich die entsprechenden PDFs regelmäßig speichern, bei manchen Banken ist das nur eine gewisse Zeit lang nötig. Bei Bedarf können ältere Auszüge bei den jeweiligen Banken angefragt werden (meist etwa zehn Jahre lang). (Symbolbild)
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VonAnna Heyersschließen
Was ist wichtig, was kann weg? Spätestens beim Büro aufräumen stellen sich viele Menschen diese Fragen. Wir stellen die Fristen für Kontoauszüge, Zeugnisse und Abrechnungen vor.
Es gibt Unterlagen, die können nach ein, zwei Jahren problemlos entsorgt werden. Aber eben nicht alle. Und einige Dokumente sollten sogar ein ganzes Leben (oder darüber hinaus) aufbewahrt werden. Bei einigen Dingen geht das in Kopie, andere benötigt man unbedingt im Original und mit einer Digitalisierung kann man den Papierbergen Herr (oder Frau) werden.
Ein Tipp schon hier: Im Idealfall erstellt man einen Ordner, in dem die wichtigsten Dokumente zusammen aufbewahrt werden – zumindest in Kopie. Da hinein kommen dann u.a. auch Patientenverfügung, Vorsorgevollmacht und das Testament. Den Aufbewahrungsort dieses Notfallordners sollte man im engsten Kreis kommunizieren, sodass Angehörige oder Freunde im Fall der Fälle Bescheid wissen.
In Kürze: Dokumente wie Ausweispapiere, Urkunden (Geburt, Heirat, Scheidung, Tod), Erbscheine oder der Sozialversicherungsausweis müssen ein Leben lang aufbewahrt werden. Steuerbelege, Arbeitsverträge, Kontoauszüge oder Gehaltsabrechnungen können hingegen – nach mehr oder weniger kurzen Fristen – entsorgt werden
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