Berufsalltag
E-Mail schreiben oder zum Hörer greifen? Was im Job zum richtigen Zeitpunkt angesagt ist
Manche Angelegenheit regelt man im Job besser, indem man sie schriftlich festhält. Doch damit ist es in vielen Fällen nicht getan.
Wer im Büro arbeitet, hat es vielleicht schon häufiger erlebt: Bei der Zusammenarbeit mit den Kollegen fragt man sich, ob man eine Angelegenheit nun besser per E-Mail regelt, oder lieber zum Telefonhörer greift. Grundsätzlich empfiehlt es sich, wichtige Angelegenheiten oder auch, wenn es zum Beispiel um eine Frist geht, per E-Mail an die Kollegen zu adressieren. Dann geht die Information auf keinen Fall unter, und die Kollegen können die wichtige E-Mail entsprechend aufbewahren.
Sollte ein ungelöstes Problem mit der E-Mail verbunden sein, das schnell gelöst werden muss, sollte man darüber hinaus aber auf jeden Fall im Zweiergespräch am Telefon oder auch im Videocall mit mehreren Kollegen miteinander sprechen, um die Angelegenheit gemeinsam rasch zu regeln und um mögliche Rückfragen zu beantworten, die sich womöglich noch spontan ergeben.
E-Mail schreiben oder besser telefonieren?
„In welchen Situationen das persönliche Gespräch, das Telefonat oder die schriftliche Mail Sinn machen, ergibt sich über die jeweiligen Vor- und Nachteile der Kommunikationsmittel“, heißt es in einem früheren Beitrag auf stepstone.at zum Thema. Die Vorteile der täglichen E-Mail lägen auf der Hand: „Sie sind schnell, kommunikativ, kostengünstig und haben eine einfache Handhabung. Dokumente können angehängt und elektronisch verwaltet werden, Datenbankabfragen sind in der Form möglich und auch eine Verschlüsselung der Mail ist möglich.“
Bei Missverständnissen sollte man zum Telefonhörer greifen
Doch in manchen Fällen hat die Kommunikation per E-Mail auch Nachteile, wie die Job-Experten erklären – zum Beispiel, wenn man auf eine Mail keine direkte Rückmeldung bekommt. „Ohne Gestik, Mimik und Dialog läuft man oft Gefahr, mit möglichen Missverständnissen und unbeantworteten Fragen konfrontiert zu sein.“ Umso wichtiger ist es, per E-Mail „effektiv zu kommunizieren“, so der Hinweis in dem genannten Beitrag aus dem Jahr 2020. In einem Interview mit StepStone verriet die Buchautorin Andrea Khom demnach eine wichtige Grundregel der E-Mail-Kommunikation, um Missverständnisse zu vermeiden: „Frage dich zuerst: Wo haben Worte einen großen Interpretationsspielraum? Und dann reduziere diesen! Sobald es mühsam, emotional oder missverständlich wird, solltest zum Telefon greifen oder das persönliche Gespräch suchen.“
Beim Verfassen von E-Mails genau sein
Bei der Kommunikation per E-Mail gibt es einiges zu beachten. Die Experten von Stepstone erklären in ihrem Beitrag „12 Schritte zur perfekten E-Mail“, die man sich an dieser Stelle gern noch einmal bewusst machen sollte.
- 1. Die korrekte E-Mail-Adresse des Empfängers eingeben.
- 2. Die Betreffzeile immer passend zum Inhalt formulieren.
- 3. Die richtige Anrede des Empfängers benutzen – Abkürzungen nur bei Titeln.
- 4. E-Mail-Prozess beibehalten, indem der vorangegangene Schriftverkehr nicht gelöscht wird.
- 5. Der E-Mail eine Struktur geben: Inhalte oder Anhänge (Lebenslauf, Anschreiben, Referenzen) ankündigen und übersichtlich aufzählen.
- 6. Anhänge nicht nur ankündigen, sondern auch anhängen.
- 7. Mit den wichtigsten Informationen beginnen. Ein Thema pro E-Mail.
- 8. Auf eindeutige Formulierungen und korrekte Sprache achten.
- 9. Eine passende Verabschiedung wählen.
- 10. Die Signatur nicht vergessen – auch bei der Bewerbung via Smartphone.
- 11. E-Mail nochmal durchlesen: Unnötige Inhalte oder missverständliche Satzkonstruktionen streichen.
- 12. Abschicken nicht vergessen!
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